Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten Suomen Voimisteluliitto Ry (”Voimisteluliitto”) ja jäsenseurat käsittelevät Hoika – jäsen- ja koulutusrekisteriin rekisteröityneiden henkilötietoja. Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä voimistelun parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Suomen Voimisteluliitto Ry, Y-tunnus: 0200115-4 Hämeentie 105 A, 00550 HELSINKI Sähköposti: toimisto@voimistelu.fi Yhteyshenkilö: Eveliina Sirviö
Hoika - Voimisteluliiton seura- ja koulutusrekisteri sekä seurojen jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenien ja entisten jäsenien sekä seuran tai Voimisteluliiton toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä kunniajäsenten henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Voimisteluliiton järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin: - Jäsenyyksien ylläpito - Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen, pisteenlasku ja tulosten julkaisu internetissä) - Koulutustiedot - Lisenssien osto - Valokuvaus ja videointi (kilpailuihin/julkisiin tapahtumiin osallistuneilta) - Vakuutustietojen siirtäminen vakuutusyhtiölle - Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu - Sähköinen jäsenviestintä (Hoikaan rekisteröityneenä käyttäjä on oikeutettu saamaan Voimisteluliiton ja seurojen toimintaan liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa) - Analysointi ja tilastointi (vuositilastot) - Laskutus - Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Jäsenseurojen yhteyshenkilöiden rekisteriä käytetään liiton tiedottamista, laskutusta sekä muuta seuraa koskevaa yhteydenpitoa varten.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. postiosoite - rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus - demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli - lisenssitiedot (sisältää henkilötunnuksen) ja mahdolliset vakuutustiedot - mahdolliset luvat ja suostumukset, kuten suoramarkkinointisuostumus - jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
- kilpailuihin ja julkisiin tapahtumiin osallistuneiden osalta valokuvat ja videot (voidaan käyttää tapahtuman tai voimistelun viestinnän tukena) - mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu/tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot.
Jäsenrekisterissä alle 18-vuotiaiden osalta rekisterissä on myös huoltajan nimi ja sähköposti. Koulutusrekisterissä alle 13-vuotiaiden osalta rekisterissä on myös huoltajan nimi ja sähköposti.
Koulutusrekisterissä ylläpidetään aiemmin mainittujen henkilötietojen lisäksi käydyt koulutukset ja laskut sekä Voimisteluliiton myöntämät pätevyydet.
Seurarekisterissä ylläpidetään seurojen yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, jäsenseura sekä yhteyshenkilörooli).
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisterin tiedot kerätään henkilön rekisteröityessä ensimmäistä kertaa järjestelmään. Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Koulutusrekisterissä ovat rekisteröityneen itse ylläpitämät tiedot sekä Voimisteluliiton ylläpitämät mahdolliset koulutustiedot.
Seuran yhteyshenkilöiden osalta seuran rekisterin pääkäyttäjä ylläpitää tietoja.
Erityistapauksissa Voimisteluliitto voi muokata rekisterin tietoja rekisteröityneen tai seuran suostumuksella.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
Kilpailut: - Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten (kilpailuihin osallistuneiden kilpailutulokset julkaistaan julkisessa tulospalvelussa) -Kansainvälisiin kilpailuihin osallistumisen vaativiin kolmannen osapuolen järjestelmiin
Vakuutusyhtiö: - Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen lisenssin yhteydessä
Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms järjestäminen: -Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasille osapuolille, kuten majoituksen järjestäjät. -Silta: Rekisteröityneen voimassa olevat lisenssitiedot (nimi, lisenssi), jotta rekisteröitynyt voi kirjautua Siltaan samoilla tunnuksilla kuin Hoikaan.
Markkinointi ja viestintä: - Markkinointi- ja viestintätoimistot: Rekisteröityneen yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite) niiden rekisteröityjien osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.
Laskutus ja taloushallinto: -Rekisteröityneen laskutustiedot laskutusta varten.
Viranomaiset: - Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa” Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus” määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Voimisteluliiton määräysten mukaisesti.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva Voimisteluliitto vastaa koulutus- ja seurarekisterin käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta Voimisteluliiton toimihenkilöille ja kouluttajille sekä seuran pääkäyttäjille. Rekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisterin kaikkeen sisältöön on pääsy IT-järjestelmätoimittajalla sekä yhteisrekisterinpitäjillä eli Voimisteluliiton pääkäyttäjillä. Voimisteluliitto myöntää seuran rekisterivastaavalle käyttöoikeuden rekisteriin ja hän voi tarvittaessa myöntää käyttöoikeuksia muille seurassa niitä tarvitseville. Lisäski seura voi muodostaa Hoikaan erilaisia oikeusryhmiä ja näiden ylläpidosta vastuu on seuralla.
Kolmansien osapuolien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus ja heillä on oikeus käyttää rekisteristä luovutettuja tietojaan ainoastaan sopimuksessa mainittuihin asioihin. Sopimuksen päätyttyä kolmannen osapuolen on poistettava saamansa materiaali asianmukaisesti ja viipymättä.
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Sisäänkirjautumalla järjestelmään rekisteröitynyt voi tarkistaa omat perustietonsa. Kaikki rekisteröityneen tiedot historiatietoineen on rekisteröityjän saatavissa kopiointimaksua vastaan Voimisteluliitosta.
Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti ja allekirjoitettuna omaan jäsenseuraansa. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti allekirjoitettuna ensisijaisesti omaan seuraansa. Pyyntö voidaan esittää myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Kielto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin poistamalla suostumus järjestelmästä milloin vain. Uutiskirjeiden vastaanottamisen rekisteröitynyt voi kieltää myös uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisteristä. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua kilpailu- ja tapahtumatoimintaan. Pyyntö henkilötietojen poistamiseen tulee esittää ensisijaisesti omaan seuraan. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Voimisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
Rekisteröityneen pyynnön toteuttamisesta voidaan kieltäytyä sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt on esitettävä ensisijaisesti rekisteröityneen omaan seuraan. Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@voimistelu.fi.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 24.5.2018.